Kaio · Akaion SRL
Playbook per studi medici e dentistici · Edizione 2026
Una segreteria che non va mai in pausa
Come gestire prenotazioni, disdette e recuperi senza far squillare a vuoto
1.Cosa ottieni
In sintesi, prima di ogni spiegazione: ecco cosa cambia nel tuo studio dalla settimana in cui parti.
0
linee occupate
Risponde a tre pazienti insieme, anche nelle due ore di punta della mattina.
100%
slot liberati riproposti
Una disdetta non resta un buco: la data torna subito disponibile a chi chiama.
7 giorni
per andare live
Call di mezz'ora, attivazione, testing e siete operativi.
2.Quello che succede oggi in studio
Le chiamate arrivano tutte insieme, in due fasce della giornata, e una sola persona non può rispondere a tutte.
Linea occupata proprio quando tutti chiamano
Disdette che lasciano lo studio vuoto per un'ora
Pazienti che richiamano più volte per una conferma
Quanto ti costa
3.Come lavora nel tuo studio
Kaio risponde al telefono al posto tuo. Non è un risponditore con i tasti da premere: chi chiama parla normalmente, e lui capisce, risponde e agisce.
Prenota sull'agenda giusta
Prime visite, controlli e igiene sull'agenda del professionista corretto, con la durata giusta.
Gestisce le disdette
Annulla, libera lo slot e propone al paziente la prima data utile, senza farlo richiamare.
Ricorda cosa portare
Impegnativa, esami precedenti, preparazione: lo dice al momento della prenotazione e nel promemoria.
Passa i casi che contano
Urgenze, dolore acuto o richieste delicate arrivano subito al personale, secondo le vostre regole.
Com'è una chiamata
4.La settimana in cui si attiva
Non è un progetto da mesi. Ti chiediamo circa novanta minuti in tutto, distribuiti su una settimana. Al resto pensiamo noi.
| Quando | Cosa succede | Il tuo tempo |
|---|---|---|
| Giorno 1 | Call di 30 minuti. Ci racconti come lavori: cosa ti chiedono al telefono, cosa vendi, com'è fatta la tua agenda e quando vuoi che la chiamata arrivi a te. | 30 minuti |
| Giorni 2–3 | Ti attiviamo la soluzione. Colleghiamo il tuo listino, l'agenda e il numero di telefono. Scegliamo la voce e scriviamo insieme il saluto iniziale. | — |
| Giorni 4–5 | Proviamo insieme. Chiami tu, chiama il tuo staff, chiamano i primi clienti veri. Ascoltiamo le telefonate e correggiamo quello che non ti convince. | circa 1 ora |
| Giorno 7 | Sei operativo. Il numero è attivo. Da qui in poi gestisci tutto dall'app: cambi il saluto, aggiorni i prezzi e vedi le prenotazioni entrare da sole. | — |
Perché una settimana e non un giorno
5.Cosa cambia, in concreto
| Oggi | Con Kaio |
|---|---|
| Linea occupata nelle ore di punta | Risponde a tutti insieme |
| Disdette che lasciano buchi | Slot riproposto nella stessa telefonata |
| Promemoria fatti a mano | Partono da soli il giorno prima |
| Pazienti che richiamano per conferma | Conferma scritta subito |
| Segreteria sommersa la mattina | Segreteria libera per chi è allo sportello |
6.Le domande che ci fanno sempre
Può dare informazioni mediche?
No, e non ci prova. Resta su agenda, orari e organizzazione. Tutto il resto passa a voi.
Come gestisce le urgenze?
Con le regole che ci date: parole o situazioni definite da voi fanno scattare subito il trasferimento o la notifica.
I dati dei pazienti dove finiscono?
Trattati in Europa e secondo GDPR. Le registrazioni si attivano solo se le volete, con informativa.
Si collega alla nostra agenda?
Sì, ai calendari più diffusi e ai principali gestionali di studio.
Quanto tempo ci porta via?
Mezz'ora di call e circa un'ora di prove distribuite su due giorni.
Kaio · Akaion SRL
Vuoi vederlo sulla tua attività?
Trenta minuti di call, poi te lo attiviamo e lo proviamo insieme. In una settimana risponde ai tuoi clienti.
Telefono · +39 351 817 0619
Email · akaion@akaion.com
Web · smallbusiness.akaion.com
Sede · Via Giovanni Spadolini, 7 — Milano
Luca Cappellini
CEO & Co-founder
Matteo Ballabio
CTO & Co-founder · Engineer
Le percentuali citate provengono da rilevazioni di settore (Treatwell, Reservio/Fresha, 411 Locals). I tempi di attivazione sono il nostro standard operativo e possono variare in base alla complessità della tua attività.